Les comptables doivent conserver leurs publicités pendant 36 mois

Le Code de déontologie des comptables professionnels agréés impose de conserver une copie intégrale de toute publicité, dans sa forme d'origine, pendant 36 mois depuis sa dernière diffusion ou publication. Presque aucun cabinet ne le fait.

L'obligation figure à l'article 74 du Code. Elle prévoit aussi que cette copie soit remise sur demande au syndic, au comité d'inspection professionnelle ou à un inspecteur.

Rapportée à une campagne numérique, l'exigence change d'échelle et devient un vrai poste de coût. Quarante variantes d'annonces actives par mois représentent 480 pièces sur un an, sans compter les pages de destination, ces pages où aboutit le client qui clique sur une annonce, les infolettres et les publications sociales. Chacune doit exister quelque part, dans sa forme d'origine, pendant trois ans.

Laissée sans processus, l'obligation devient impossible à respecter et le coût d'un rattrapage dépasse celui de la campagne elle-même. Encadrée, elle coûte quelques minutes par mois et ne pose plus aucun risque.

Le processus minimal

Un dossier daté par mois, contenant une capture et le texte intégral de chaque variante, la période de diffusion et la plateforme utilisée. Rien de plus.

Ce processus coûte peu : quinze minutes par mois, soit trois heures par année. Reconstituer trois ans de campagnes après coup, quand c'est encore possible, demande plusieurs dizaines d'heures et n'aboutit jamais complètement, faute d'accès aux plateformes fermées entre-temps.

Au contrat avec votre fournisseur, décidez qui produit cet archivage, sous quel format, où il est déposé et ce qu'il devient à la fin de la relation. Un cabinet qui n'a pas posé cette question découvrira au départ de son agence que trois ans de pièces sont restés chez elle et il en supportera seul le risque.

La construction du budget qui porte ces décisions est détaillée dans la construction du budget marketing.