CPA au Québec : quelles règles pour conserver vos publicités ?

Le Code de déontologie des comptables professionnels agréés impose de conserver, pendant 36 mois, une copie intégrale de toute publicité sous sa forme originale, avec toute modification qui y est apportée, le média utilisé et les dates de diffusion, de modification et de retrait. D'après ce que nous voyons, peu de cabinets le font.

L'obligation figure à l'article 94 du Code, en vigueur depuis le 9 mai 2024. Le Code des professions oblige par ailleurs tout professionnel à remettre sur demande ses documents au comité d'inspection professionnelle, à un inspecteur ou à un syndic (articles 114, 122 et 192).

Rapportée à une campagne numérique, l'exigence change d'échelle et devient un vrai poste de coût. Quarante variantes d'annonces actives par mois représentent 480 pièces sur un an, sans compter les pages de destination, ces pages où aboutit le client qui clique sur une annonce, les infolettres et les publications sociales. Chacune doit exister quelque part, dans sa forme d'origine, pendant trois ans.

Laissée sans processus, l'obligation devient impossible à respecter et le coût d'un rattrapage dépasse celui de la campagne elle-même. Encadrée, elle coûte quelques minutes par mois et ne pose plus aucun risque.

Le processus minimal

Un dossier daté par mois, contenant une capture et le texte intégral de chaque variante et de chaque modification, les dates de diffusion, de modification et de retrait, puis la plateforme utilisée. Rien de plus.

Ce processus coûte peu : quinze minutes par mois, soit trois heures par année. Reconstituer trois ans de campagnes après coup, quand c'est encore possible, demande plusieurs dizaines d'heures et n'aboutit jamais complètement, faute d'accès aux plateformes fermées entre-temps.

Au contrat avec votre fournisseur, décidez qui produit cet archivage, sous quel format, où il est déposé et ce qu'il devient à la fin de la relation. Un cabinet qui n'a pas posé cette question découvrira au départ de son agence que trois ans de pièces sont restés chez elle et il en supportera seul le risque.

La construction du budget qui porte ces décisions est détaillée dans la construction du budget marketing.

Cette note informe sur ce que l'Ordre des CPA du Québec et LégisQuébec publient. Elle ne remplace pas un avis juridique et Falia n'est pas un cabinet d'avocats.