La Loi 25: votre guide pour conformer votre entreprise

Dans un monde de plus en plus connecté où les données personnelles circulent à grande vitesse, la protection de la vie privée est devenue une préoccupation majeure pour les individus et les organisations. Pour répondre à ces enjeux, le Québec a adopté la Loi 25, une loi novatrice visant à moderniser et renforcer la protection des renseignements personnels détenus par les entreprises et les organismes publics. Entrée en vigueur en 2022, cette loi marque une étape importante dans le paysage numérique québécois. Les entreprises doivent y porter attention, car une phase cruciale est déjà effective depuis le 22 septembre 2023. Dans ce guide sur la loi 25, découvrez comment le gouvernement tente de renforcer la confiance entre les particuliers et les organisations tout en répondant aux défis posés par l’évolution technologique.

Contexte de la Loi 25

L’adoption de la Loi 25 au Québec résulte de plusieurs facteurs qui ont poussé le gouvernement à agir de manière ambitieuse pour protéger la vie privée des citoyens :

• Les citoyens québécois sont de plus en plus conscients de l’importance de la protection de leurs renseignements personnels à l’ère numérique. Ils exigent une législation plus robuste pour garantir la sécurité de leurs données.
• Avec l’évolution rapide des technologies, telles que l’intelligence artificielle, la collecte et le traitement des données deviennent de plus en plus complexes, nécessitant une réglementation adéquate pour prévenir les abus.
• Des cas notables de fuites d’informations personnelles, comme celles de Desjardins ont accentué la pression sur le gouvernement pour renforcer la sécurité des données.
• La pandémie de COVID-19 a entraîné une adoption massive du télétravail, ce qui a soulevé des enjeux liés à la sécurité des serveurs à distance et à la cybersécurité, nécessitant des mesures supplémentaires de protection des données.
• Des incidents récents ont mis en lumière les risques liés à l’utilisation abusive des données personnelles et ont renforcé la nécessité de lois strictes en matière de protection des renseignements personnels.

Les étapes du déploiement de la Loi 25

L’implémentation de la Loi 25 suit trois phases essentielles, permettant aux entreprises de se conformer graduellement à ses exigences:

1. Phase 1 – Effective depuis Septembre 2022 : La première phase, lancée en septembre 2022, exige des mesures immédiates, telles que la désignation d’un responsable de la protection des renseignements personnels et la mise en place d’un système de notification des incidents de confidentialité.
2. Phase 2 – Septembre 2023 : La deuxième étape, en vigueur depuis  le 22 septembre 2023, représente la partie la plus marquante du cheminement. Elle introduit des exigences tangibles concernant la gestion des données, la collecte, le consentement et l’utilisation de l’intelligence artificielle.
3. Phase 3 – Septembre 2024 : La troisième phase, prévue en septembre 2024, aborde principalement le droit à la portabilité des données, complétant ainsi le dispositif de protection de la vie privée.

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Changements majeurs pour votre entreprise

La Loi 25 introduit plusieurs changements majeurs pour les organisations :

Désignez un responsable de la protection des renseignements personnels

Toutes les organisations doivent désigner un responsable de la protection des renseignements personnels ou un poste équivalent. De plus, le nom et les coordonnées du responsable doivent être publiés sur le site web de l’organisation.

Évaluez les conséquences sur la vie privée

Des évaluations spécifiques des facteurs relatifs à la vie privée sont requises lors de l’acquisition ou du développement d’un système d’information, de la prestation de services électroniques utilisant des renseignements personnels, ou de la communication de renseignements personnels hors du Québec. De plus, les tiers ayant accès aux renseignements personnels doivent signer des accords détaillant leurs responsabilités en matière de protection des données.

Détenez un registre des incidents de confidentialité

Il est essentiel pour votre entreprise de savoir comment détecter des incidents de confidentialité. Mettre en œuvre certaines pratiques vous permettra de mieux prévenir, détecter et gérer les incidents de confidentialité, renforçant ainsi la sécurité des renseignements personnels au sein de votre entreprise. Ainsi, il est crucial de sensibiliser tous les employés à déclarer immédiatement tout accès non autorisé à des renseignements personnels. De plus, identifiez clairement les emplacements où les informations sensibles doivent être stockées et évitez les copies ou les transferts de ces données par courriel. Ainsi, soyez proactif dans votre approche et veillez à ce que tous les membres de votre organisation soient informés et engagés dans la protection des données sensibles.

Instaurez des nouvelles règles pour les cookies sur internet

La Loi 25 a un impact significatif sur la manière dont les cookies sont traités sur Internet. En vertu de cette loi, les entreprises opérant dans la province sont désormais tenues de recueillir le consentement explicite des utilisateurs avant de collecter, stocker ou utiliser des cookies sur leurs sites web. Cette exigence a engendré des changements notables dans la conception et la présentation des bannières de consentement, qui doivent être claires, compréhensibles et faciles à accepter ou à refuser. De plus, la Loi 25 impose également aux entreprises l’obligation de fournir des informations détaillées sur les types de cookies utilisés, leur finalité et la durée de conservation des données collectées.